Riferimento: Claudia Cardelli
Spese minute in contanti (fondo economale)
Disciplinare per la gestione del Fondo Economale
Principio generale (art.1):
Il fondo economale viene utilizzato quando non risulta utile esperire le procedure di rito, per l’esiguità dell’importo o l’urgenza dell’acquisizione o comunque ogni volta che il ricorso agli ordinari sistemi di acquisizione di beni e servizi risulti non conveniente o troppo oneroso in termini di efficienza.
Si richiama l’attenzione sulle modalità contenute nell’articolo 4 del Disciplinare sull’utilizzo del fondo economale:
“Il Cassiere esegue pagamenti per contanti fino al limite previsto dalla normativa in vigore (attualmente dall’art. 49, comma 1 del D.Lgs. 21 novembre 2007 n. 231, definito in € 1.000,00 per ciascuna spesa), nel rispetto delle procedure previste dal Regolamento dell’Istituto per l’amministrazione, la finanza e la contabilità e delle altre norme o regolamenti vigenti, relativi alle seguenti spese:
- minute spese di consumo, d’ufficio e di utensileria;
- spese per acquisto di beni e servizi per piccole riparazioni e manutenzione di mobili, macchine, attrezzature, automezzi e di locali;
- licenze software;
- spese postali e telegrafiche;
- spese per l’acquisto di carte e valori bollati, di generi di monopolio di Stato o comunque generi soggetti al regime dei prezzi amministrati;
- spese accessorie, manutenzione ordinaria e riparazione di automezzi;
- spese per l’acquisto di manuali e pubblicazioni di carattere giuridico, tecnico-scientifico, tecnicoamministrativo, audiovisive, stampa quotidiana e periodica e simili;
- spese contrattuali, di registrazione e visure catastali, altre imposte, tasse, canoni e diritti erariali;
- inserzione su quotidiani e periodici di avvisi di gara ed altre pubblicazioni richieste dalla legge, nonché altri avvisi agli utenti di servizi ed al pubblico in genere;
- spese per la stampa e diffusione di pubblicazioni, circolari, atti e documenti;
- spese per trasporto di materiali, nonché per pagamenti in contrassegno tramite corriere per beni e servizi preventivamente autorizzati dai Responsabili della spesa;
- spese per sdoganamento merci;
- canoni di abbonamenti radiofonici e televisivi;
- spese urgenti aventi quale beneficiario lo Stato o altri Enti Pubblici in dipendenza di obblighi posti dalle leggi vigenti;
- tasse e diritti per verifiche impianti, ascensori, concessioni edilizie, nullaosta;
- spese minute per eventi, cerimonie, mostre, convegni, manifestazioni istituzionali e per il funzionamento degli organi istituzionali;
- rimborso spese a visitatori;
- spese per materiale hardware minore (non rientrante nella categoria dei beni durevoli);
- altre spese minute sostenute in caso di necessità o urgenza, oppure sostenute a causa di motivi indifferibili e/o a pena danni.”
Per il rimborso delle piccole spese non possono essere accettati scontrini non recanti la descrizione della spesa effettuata (es. scontrino che ha come descrizione “varie” o “reparto 1”. In questo caso occorrerà allegare dichiarazione dettagliata del fornitore relativa alla spesa con documento riepilogativo o documento di trasporto). Possono quindi essere rimborsati solo scontrini “parlanti” o la ricevuta fiscale. L’importo dello scontrino può arrivare fino a € 250,00 (vedi la Delibera GE 10789 del 15.7.2015). Oltre questo importo e fino a € 1.000,00 deve essere richiesta fattura elettronica (*) intestata all’Istituto (ISTITUTO NAZIONALE DI FISICA NUCLEARE – SEZIONE DI PISA, Codice Fiscale 84001850589) che deve pervenire tramite il Sistema di Interscambio della Pubblica Amministrazione (Codice Univoco Ufficio: F2WDCT) e va pagato solo l’imponibile.
IN OGNI CASO PRIMA DI PROCEDERE CON ACQUISTI IN CONTANTI E’ NECESSARIO INVIARE UNA MAIL AL DIRETTORE O AL RESPONSABILE AMMINISTRATIVO RICHIEDENDO L’AUTORIZZAZIONE A PROCEDERE.
(*) Attenzione: Come è noto, l’art. 1 del Decreto Legge n. 50 del 24 aprile 2017 ha esteso, per le fatture emesse a decorrere dal 1 luglio 2017, l’ambito di applicazione del meccanismo della scissione dei pagamenti dell’IVA (c.d. split payment) a tutte le pubbliche amministrazioni, quindi anche all’INFN. Pertanto, si sconsiglia caldamente di fare acquisti in contanti per importi tra i 250 e 1000 Euro in quanto, in questo caso, bisogna pagare all’esercente solo l’imponibile (l’IVA viene versata dall’INFN una volta pervenuta la fattura elettronica) e il rimborso può avvenire solo dopo l’arrivo della fattura elettronica. Si invita quindi ad usare il fondo economale per le spese minute in contanti *solo fino a 250 Euro* presentando per il rimborso lo scontrino “parlante” (o al massimo con allegata dichiarazione dell’esercente che riporta il dettaglio di ciò che si acquista) o la ricevuta fiscale.
Per ottenere il rimborso è necessario compilare la prima parte del modulo richiesta di rimborso ed inviarlo per email ad uno dei seguenti indirizzi claudia.cardelli@pi.infn.it.
Il suddetto modulo, compilato dal richiedente, sarà caricato dall’ufficio fondo economale sul libro firma al fine di concludere la pratica con le firme del Responsabile dei fondi, del Responsabile Amministrativo e del Direttore.
Al fine di ottenere il rimborso il richiedente dovrà presentarsi al cassiere con il documento attestante la spesa effettuata (scontrino) e in quella sede firmare il modulo per ricevuta.
La documentazione per il rimborso deve essere presentata in amministrazione entro 30 giorni dal sostenimento della spesa e comunque non oltre la data di chiusura annuale del fondo economale.