Servizio Cassa

Riferimento: Monica Fagioli

Spese minute in contanti (fondo economale) 

Disciplinare per la gestione del Fondo Economale

RICHIESTA DI ACQUISTO CON FONDO ECONOMALE IN CONTANTI

Principio generale (art.1):

Il fondo economale viene utilizzato quando non risulta utile esperire le procedure di rito, per l’esiguità dell’importo o l’urgenza dell’acquisizione o comunque ogni volta che il ricorso agli ordinari sistemi di acquisizione di beni e servizi risulti non conveniente o troppo oneroso in termini di efficienza.

Si richiama l’attenzione sulle modalità contenute nell’articolo 4 del Disciplinare sull’utilizzo del fondo economale:

“Il Cassiere esegue pagamenti per contanti fino al limite previsto dalla normativa in vigore (attualmente dall’art. 49, comma 1 del D.Lgs. 21 novembre 2007 n. 231, definito in € 1.000,00 per ciascuna spesa), nel rispetto delle procedure previste dal Regolamento dell’Istituto per l’amministrazione, la finanza e la contabilità e delle altre norme o regolamenti vigenti, relativi alle seguenti spese:

  •  minute spese di consumo, d’ufficio e di utensileria;
  •  spese per acquisto di beni e servizi per piccole riparazioni e manutenzione di mobili, macchine, attrezzature, automezzi e di locali;
  •  licenze software;
  •  spese postali e telegrafiche;
  •  spese per l’acquisto di carte e valori bollati, di generi di monopolio di Stato o comunque generi soggetti al regime dei prezzi amministrati;
  •  spese accessorie, manutenzione ordinaria e riparazione di automezzi;
  •  spese per l’acquisto di manuali e pubblicazioni di carattere giuridico, tecnico-scientifico, tecnicoamministrativo, audiovisive, stampa quotidiana e periodica e simili;
  •  spese contrattuali, di registrazione e visure catastali, altre imposte, tasse, canoni e diritti erariali;
  •  inserzione su quotidiani e periodici di avvisi di gara ed altre pubblicazioni richieste dalla legge, nonché altri avvisi agli utenti di servizi ed al pubblico in genere;
  •  spese per la stampa e diffusione di pubblicazioni, circolari, atti e documenti;
  •  spese per trasporto di materiali, nonché per pagamenti in contrassegno tramite corriere per beni e servizi preventivamente autorizzati dai Responsabili della spesa;
  •  spese per sdoganamento merci;
  •  canoni di abbonamenti radiofonici e televisivi;
  •  spese urgenti aventi quale beneficiario lo Stato o altri Enti Pubblici in dipendenza di obblighi posti dalle leggi vigenti;
  •  tasse e diritti per verifiche impianti, ascensori, concessioni edilizie, nullaosta;
  •  spese minute per eventi, cerimonie, mostre, convegni, manifestazioni istituzionali e per il funzionamento degli organi istituzionali;
  •  rimborso spese a visitatori;
  •  spese per materiale hardware minore (non rientrante nella categoria dei beni durevoli);
  •  altre spese minute sostenute in caso di necessità o urgenza, oppure sostenute a causa di motivi indifferibili e/o a pena danni.”

Per il rimborso delle piccole spese non possono essere accettati scontrini non recanti la descrizione della spesa effettuata (es. scontrino che ha come descrizione “varie” o “reparto 1”. In questo caso occorrerà allegare dichiarazione dettagliata del fornitore relativa alla spesa con documento riepilogativo o documento di trasporto). Possono quindi essere rimborsati solo scontrini “parlanti” o la ricevuta fiscale. L’importo dello scontrino può arrivare fino a € 250,00 (vedi la Delibera GE 10789 del 15.7.2015). Oltre questo importo e  fino a € 1.000,00 deve essere richiesta fattura elettronica (*) intestata all’Istituto (ISTITUTO NAZIONALE DI FISICA NUCLEARE – SEZIONE DI PISA, Codice Fiscale 84001850589) che deve pervenire tramite il Sistema di Interscambio della Pubblica Amministrazione (Codice Univoco Ufficio: F2WDCT) e va pagato solo l’imponibile IVA.

IN OGNI CASO NON PROCEDERE CON ACQUISTI IN CONTANTI CON EMISSIONE FATTURA PRIMA DI AVER PRESO ACCORDI CON L’AMMINISTRAZIONE.

(*) Attenzione: Come è noto, l’art. 1 del Decreto Legge n. 50 del 24 aprile 2017 ha esteso, per le fatture emesse a decorrere dal 1 luglio 2017, l’ambito di applicazione del meccanismo della scissione dei pagamentidell’IVA (c.d. split payment) a tutte le pubbliche amministrazioni, quindi anche all’INFN. Pertanto, si sconsiglia caldamente di fare acquisti in contanti per importi tra i 250 e 1000 Euro in quanto, in questo caso, bisogna pagare all’esercente solo l’imponibile (l’IVA viene versata dall’INFN una volta pervenuta la fattura elettronica) e il rimborso può avvenire solo dopo l’arrivo della fattura elettronica. Si invita quindi ad usare il fondo economale per le spese minute in contanti *solo fino a 250 Euro* presentando per il rimborso lo scontrino “parlante” (o al massimo con allegata dichiarazione dell’esercente che riporta il dettaglio di ciò che si acquista) o la ricevuta fiscale.

All’atto della richiesta di rimborso dovranno essere presentati il modulo di autorizzazione alla spesa preventivamente firmato e il documento attestante la spesa sostenuta (scontrino fiscale, ricevuta fiscale o fattura).

Il richiedente firmerà per ricevuta l’avvenuto rimborso.

La documentazione per il rimborso deve essere presentata in amministrazione entro 30 giorni dal sostenimento della spesa e comunque non oltre la data di chiusura annuale del fondo economale.

E’ fatto divieto di procedere ad ordinazioni frazionate allo scopo di superare il limite fissato dal presente articolo.

Tutte le spese vanno preventivamente autorizzate dal Direttore della Struttura.