La Transizione Digitale all’INFN di Pisa

Il processo di “Transizione Digitale” ha come obiettivo la realizzazione di un’amministrazione digitale e aperta, che offra servizi pubblici digitali facilmente utilizzabili, sicuri e di qualità, tali da garantire una relazione trasparente e aperta con i gli utenti.
Per la Pubblica Amministrazione, infatti, digitalizzare significa anche ridefinire e semplificare le procedure, ruoli e servizi in chiave digitale per migliorare l’erogazione dei servizi. 
La concreta attuazione della strategia nazionale è stata avviata nel 2017 con il Piano Triennale, che contiene specifiche azioni da porre in essere per il raggiungimento degli obiettivi del Piano. Alcuni dei principi guida della strategia sono:
●  digital & mobile first: le pubbliche amministrazioni devono realizzare servizi primariamente digitali;
● digital identity only: le PA devono adottare in via esclusiva sistemi di identità digitale definiti dalla normativa assicurando almeno l’accesso tramite SPID;
● cloud first: le pubbliche amministrazioni, in fase di definizione di un nuovo progetto e di sviluppo di nuovi servizi, adottano primariamente il paradigma cloud, tenendo conto della necessità di prevenire il rischio di lock-in;
● servizi inclusivi e accessibili: le pubbliche amministrazioni devono progettare servizi pubblici digitali che siano inclusivi e che vengano incontro alle diverse esigenze delle persone e dei singoli territori;
● sicurezza e privacy by design: i servizi digitali devono essere progettati ed erogati in modo sicuro e garantire la protezione dei dati personali;
●user-centric, data driven e agile: le amministrazioni sviluppano i servizi digitali, prevedendo modalità agili di miglioramento continuo, partendo dall’esperienza dell’utente e basandosi sulla continua misurazione di prestazioni e utilizzo;
● once only: le pubbliche amministrazioni devono evitare di chiedere ai cittadini e alle imprese informazioni già fornite;

L’INFN è già da molto tempo coinvolta nel processo di reingegnerizzazione dei processi sviluppando tool che permettano la gestione delle procedure amministrative in maniera semplice, digitale, automatizzata e sicura. Si vedano per esempio i tool per le RDA e i Preventivi.
Inoltre l’INFN ha deciso di dotare tutti i dipendenti, borsisti e assegnisti di firma digitale remota, che utilizzando tool come il Libro Firma e il protocollo, permette una gestione completamente digitale dei documenti dalla creazione alla firma, all’assegnazione dei corretti workflow fino alla loro fascicolazione, archiviazione e conservazione evitando l’utilizzo della carta.
L’ambizione futura è quella di poter disporre di fascicoli digitali sia quelli che raccolgo tutti i documenti digitali relativi a una pratica amministrativa che quelli relativi al personale semplificando sia la ricerca, la conservazione e l’accesso a tutti i documenti.

Nell’ottica della completa dematerializzazione dei documenti, cosi come richiesto dal processo di Transizione Digitale e fino a quando non verranno sviluppati tool specifici, la Sezione di Pisa dell’INFN ha predisposta un’area su Alfresco per l’interscambio di documenti con l’ufficio di Direzione per inoltrare richieste specifiche del personale dipendente, assegnista, borsista o associato relative alle polizze assicurative, ai benefici assistenziali, alle richieste di permessi e congedi, alle richieste di emissione bandi di concorso e assegni di ricerca, ecc..
Ciascun utente può accedere a questa area con le proprie credenziali AAI al seguente link diretto: l.infn.it/cart-pers.
A tale area hanno accesso, oltre al singolo utente, il Resp. di Direzione (E. Cioli) e il Resp. della Gestione Documentale e Referente Locale per la Transizione Digitale (G. Betti) entrambi autorizzati al trattamento dei dati personali dall’INFN.
I documenti, una volta recepiti, vengono utilizzati per le procedure amministrative, e archiviati (se necessario) secondo le normali procedure di gestione documentale, protocollo e conservazione. 
Seguendo le linee guida AgID e la strategia Nazionale dell’INFN, non solo si è provveduto a semplificare la ricerca e l’accesso ai documenti amministrativi e del personale, ma si è messo a disposizione uno strumento alternativo alla brutta abitudine di utilizzare la mail come strumento di archiviazione, alleggerendo le comunicazioni mail dai pesanti allegati ed evitando che i dati personali contenuti in tali allegati possano venir carpite illegalmente.

Maggiori informazioni sulla Transizione Digitale si possono trovare nella pagina del servizio di Direzione al link: https://www.pi.infn.it/?page_id=2232