Seminari: procedura per l' invito

1. Stabilire se il collega e':
   (a) italiano dipendente INFN,
   (b) italiano associato all' INFN,
   (c) italiano autonomo,
   (d) italiano residente all' estero,
   (e) straniero.
   Nel caso (a) il seminario non puo' essere pagato.
   Per (d) o (e), la distinzione e' in base alla residenza fiscale.
2. Concordare con Carosi le spese da rimborsare e il compenso per il seminario.
   Le spese che si possono pagare sono:
   - Compenso per il seminario: 154,94 Euro lordi (da concordare);
   - Spese di albergo;
   - Spese di viaggio;
   - Eventuale contributo di soggiorno ("Faini"), da concordare con Baldini.
   La prassi e' la seguente:
   - nel caso di permanenze lunghe (1 settimana o piu'), si possono pagare due seminari in una settimana, non di piu';
   - l' albergo viene pagato per tre notti; in casi eccezionali, da concordare con Carosi, si possono pagare 6-7 notti;
   - il costo del viaggio non comporta problemi se inferiore a 500 Euro circa, altrimenti deve essere concordato con Carosi e eventualmente i coordinatori dei gruppi.
   - Il contributo di soggiorno viene dato solo in casi eccezionali.
3. Leggere la documentazione appropriata a: http://www.pi.infn.it/~carosi/seminari dove sono disponibili anche i vari moduli.
4. Scrivere una lettera di invito, indirizzata al direttore e p.c. al responsabile, Carosi. Un fac-simile si trova al sito sopra menzionato. La lettera deve contenere esplicitamente:
   - brevi motivazioni dell' invito;
   - titolo e data del seminario;
   - che cosa viene pagato (albergo, ecc.);
   - le date di arrivo, di partenza e eventualmente il numero di notti.
   Usare il fac-simile appropriato, a seconda se si chiedono o no i Faini.
5. Far firmare la lettera a Carosi, che dovra' specificare a quali fondi addebitare la spesa. Nel caso in cui si chiede un contributo di soggiorno, occorre anche la firma di Baldini.
6. Compilare la scheda con i dati anagrafici, per italiani o stranieri a seconda del caso.
7. Per gli stranieri: per essere pagati, occorre il codice fiscale italiano. Quindi devono scrivere una lettera in cui autorizzano il direttore a chiedere il codice fiscale.
8. Per gli stranieri: occorre la fotocopia del passaporto.
9. Consegnare i documenti all' ufficio missioni.
   Per gli italiani: lettera, scheda anagrafica e documento di identita';
   Per gli stranieri: lettera, scheda anagrafica, copia del passaporto e autorizzazione a chiedere il codice fiscale. La copia del passaporto deve contenere la pagina con il timbro del visto di ingresso in Italia.
   Dopo che il direttore ha firmato la lettera, si puo' procedere alle prenotazioni.
10. Inviare titolo e abstract del seminario a Carosi, almeno una settimana prima del seminario. Queste informazioni saranno messe sulla pagina dei seminari, su indico, su una locandina sulla bacheca dei seminari di fronte all' ingresso, e in una mail a gruppo 1, gruppo 2, gruppo 4 e gruppo 5. Eventualmente ci sara' una mail di reminder il giorno prima o il giorno stesso del seminario.
11. Prenotazione dell' albergo: l' ospite prenota e paga per conto proprio, e poi chiede il rimborso.
12. Lo stesso vale per i biglietti di viaggio: l' ospite prenota e paga per conto proprio, e poi chiede il rimborso.
    N.B.: i rimborsi sono soggetti a IRPEF. L' aliquota e' diversa per italiani e stranieri. Questo deve essere fatto presente all' ospite. Una volta terminato il viaggio, l' ospite deve spedire all' ufficio missioni tutta la documentazione originale (carte di imbarco, biglietti, ecc.).
13. Dopo il seminario (o subito prima), l' ospite deve passare all' ufficio missioni per le formalita'.
14. Possibilmente rendere disponibili le slides, inviandole a Carosi.